Die M.A.i GmbH & Co. KG aus Kronach bietet seit 1998 innovative und kundenspezifische Automationslösungen im Sondermaschinenbau für alle Bereiche der Automobilindustrie, Kunststoffverarbeitung, Medizintechnik, Verpackungsindustrie, Elektroindustrie sowie Luft- und Raumfahrt. Derzeit beschäftigt das Unternehmen 230 Mitarbeiter.

Das Projekt

Im Rahmen der notwendigen Aktualisierung der Office-Produkte kam beim Kunden die Überlegung zum Umstieg auf Office 365 auf, um eine neue Lizenzstruktur einzuführen und die unübersichtliche und teilweise falsche historisch gewachsene Struktur zu ersetzen. Das Projekt umfasste eine detaillierte Beratung zu Office 365 sowie die Planung und Durchführung der nötigen Anpassungen für die Installation.

Office 365 – Alles Cloud oder was?

Am Anfang des Projekts stand ein ausführliches Beratungsgespräch zu Lizenzierung, Ablauf des Projekts, Synchronisation in der Cloud und Änderungen mit dem Dienst in der Cloud.

Hierbei wurden dem Kunden vor allem folgende Punkte erläutert:

  • Office 365 ist in erster Linie ein Lizenzierungskonzept für die „normalen“ Office-Programme mit vielen zusätzlichen Diensten – Skype for Business online, Exchange online, SharePoint online –, die genutzt werden können, aber nicht müssen. So entschied sich M.A.i, weiterhin einen eigenen Exchange-Server zu betreiben und diesen nicht in die Cloud zu verlagern.
  • Der größte Vorteil von Office 365 liegt in dem mit dem Kauf erworbenen Recht, stets die neueste Office-Version installieren zu dürfen. Das aktuelle Office wird dabei direkt aus dem Web auf den PC gestreamt, so dass nicht jedes Update manuell verteilt werden muss. Der Administrator behält dennoch die volle Kontrolle, denn er kann festlegen, ob wirklich alle Updates automatisch installiert werden, um so z.B. mögliche Konflikte zwischen vorhandenen Programmen und neuen Features zu vermeiden.
  • Ein weiterer Vorteil ist das vereinfachte Modell zur Softwareverteilung: Diese erfolgt per Click-to-run-Installation oder Office Deployment Tool Kit, während die normalerweise praktizierte Verteilung mittels CD oder Verteilungslösung auch die nachträgliche Installation von Updates erfordert, wenn das Installationsmedium nicht aktuell ist.
  • Im Gegensatz zum klassischen Lizenzierungsmodell pro Computer erfolgt die Lizenzierung von Office 365 nach Benutzern: Es wird kein Key mehr benötigt, der theoretisch mehrfach verwendet werden kann, die Lizenzüberprüfung findet über einen Online-Dienst statt. Neben einer besseren Übersichtlichkeit vereinfacht dies für Administratoren die Verwaltung der Lizenzen, da diese zentral zugewiesen werden, so dass eine Unter- oder Überlizenzierung vermieden wird. Der User hat den Vorteil, dass er „sein“ Office auf all seinen (auch mobilen) Geräten nutzen kann.

Grundvoraussetzung für die Nutzung von Office 365 ist daher vorab eine Synchronisation der relevanten Benutzerdaten aus dem lokalen AD in die Cloud.

In einem zweiten Schritt erfolgte eine kurze Remote-Schulung, in der der Kunde einen Überblick über die Office-365-Konsole erhielt und gemeinsam die nötigen Einstellungen vorgenommen sowie das weitere Vorgehen – insbesondere die Planung der Benutzersynchronisation – besprochen wurden.

Installation und Anpassung

Die Installation führte der Kunde weitgehend eigenständig durch, nur bei Punkten, die spezielles Know-how erforderten, erhielt er Unterstützung von netlogix, beispielsweise bei der Domänenregistrierung, der Anpassung der Konfigurationsdateien für das Deployment oder der Einrichtung der Synchronisation der Benutzer. Hierbei war zu beachten, dass alle AD-Benutzer die Bedingungen des Anmeldenamens erfüllen. Damit die Synchronisation erfolgen kann, muss der User Principle Name global eindeutig sein. Die Passwortsynchronisation wurde nicht mit echtem Single Sign-on mit den Active Directory Federation Services realisiert, sondern über das Azure Active Directory Synchronisation Tool, das die Passwörter mitsynchronisiert. 

„Im weiteren Verlauf hatten wir noch Fragen zu Office 365 Business Premium und der Integration von zwei Visio-Lizenzen, die aber in einem Telefonat mit Herrn Reitter schnell geklärt werden konnten. Mit Office 365 verfügen wir endlich über eine einheitliche Arbeitsumgebung für das ganze Unternehmen, die übersichtlich und einfach zu verwalten ist.“

Rick Eitemüller Leitung IT bei der M.A.i GmbH & Co. KG

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