Die Dr. Schneider Unternehmensgruppe ist Zulieferer und Entwicklungspartner für die Automobilindustrie. Das Familienunternehmen produziert mit mehr als 3.900 Mitarbeitern weltweit hochwertige Kunststoffprodukte rund um das Automobil – vom innovativen Belüftungssystem bis zu hochintegrierten Verkleidungen sowie ästhetisch wie funktional anspruchsvollen Modulen für Instrumententafeln und Mittelkonsolen. Der Stammsitz des Unternehmens ist das oberfränkische Kronach-Neuses. Neben drei deutschen Standorten in Kronach-Neuses, Judenbach und Tschirn ist die Dr. Schneider Unternehmensgruppe mit eigenen Werken in China, Polen, Spanien und den USA vertreten.

Das Projekt

Im Zuge einer strategischen Neuausrichtung der IT und der damit einhergehenden Konzentration auf Microsoft-Produkte wurde eine Migration der bestehenden Lotus-Notes-Umgebung beschlossen. Die Konzentration begründet sich hauptsächlich mit einem besseren Support durch eine größere Usercommunity sowie kürzere Anlernphasen für neue Mitarbeiter aufgrund der weiten Verbreitung der Microsoft-Office-Produkte. Des Weiteren ist für Dr. Schneider für die Kommunikation mit Kunden und Zulieferern Videoconferencing oder Instant Messaging mit Microsoft Skype for Business ein immer bedeutenderes Thema (Näheres zum Skype-for-Business-Projekt lesen Sie hier).

Die vorhandene Lotus-Notes-Umgebung bestand aus drei Hauptsäulen:

  • Groupware-Funktion (Lotus Notes) -> Ablösung durch Microsoft Exchange und Outlook
  • Instant Messaging (Lotus Sametime) -> Ablösung durch Microsoft Skype for Business
  • Workflow (Lotus Notes) -> Ablösung durch Microsoft SharePoint

Darüber hinaus wurde auch eine E-Mail-Archivierung mit MailStore eingerichtet, da Exchange-Postfächer Nachrichten nur über einen Zeitraum von zwölf Monaten aufbewahren können. Im Archiv bleiben diese unbegrenzt erhalten, was auch rechtliche Anforderungen zur manipulationssicheren Aufbewahrung geschäftskritischer E-Mails erfüllt.

Projektablauf

Bereits vor dem eigentlichen Projekt hatten sich die Projektmitarbeiter von Dr. Schneider durch den Besuch eines offiziellen Microsoft-Kurses bei netlogix mit dem Thema Microsoft Exchange Server beschäftigt und auf die kommenden Aufgaben vorbereitet.

Der gemeinsame Projektbeginn bestand dann aus der Konzeption der Migration und der Definition der einzelnen Projektphasen. Diese wurden wie folgt festgelegt: Vorabtests, Installation, Einrichtung der Migrations- und Koexistenzumgebung, Testmigrationen, Migration, Übergabe an den IT-Betrieb. Gleichzeitig wurde eine fortlaufende Schulung und Übergabe an die First- und Second-Level-Support-Abteilungen beschlossen.

Schulung der Mitarbeiter online und vor Ort

Bereits früh im Projekt wurden Möglichkeiten der Mitarbeiterschulung und -einweisung besprochen und angegangen. Mitarbeiter informierten sich über ein Online-Schulungsportal über Office und insbesondere Outlook 2013. In von netlogix durchgeführten Schulungen vor Ort machten sich die Kursteilnehmer gezielt mit den bevorstehenden Änderungen bei der Zusammenarbeit vertraut.

Die Vorabtests sowie die Installation der Exchange-Server-Umgebung wurden gemeinsam mit den Consultants von netlogix durchgeführt. Für die Einrichtung der Migrations- und Koexistenzumgebung „Dell Migrator & Coexistence Manager Notes to Exchange“ wurde aufgrund der Komplexität der Systeme ein Techniker des Herstellers Dell Software als Unterstützung hinzugezogen.

Foto: Dr. Schneider Unternehmensgruppe

Vor-Ort-Unterstützung durch netlogix

Um einen möglichst reibungslosen und schnellen Übergang zu gewährleisten, unterstützte netlogix-Consultant Andreas Faltin die interne Migrationsmannschaft ganzwöchig während der gesamten Dauer der Migration sowie der Nachbearbeitungsphase im Betrieb.

Die Migration eines Postfachs beinhaltet nicht nur den Umzug der Postfachdaten von Lotus Notes nach Exchange. Ebenfalls wichtig sind die Koordination der Migrationen nach Nationen, Standorten, Abteilungen etc. sowie die gesteuerte Bereitstellung aller Clients (lokal und mobil) für die Mitarbeiter.

Als Erstes wurden die User am Hauptstandort Kronach migriert, dann folgten die restlichen Standorte in Deutschland sowie weitere Außenstandorte in Polen, China, den USA und Spanien. Die Koordination sämtlicher Abläufe erfolgte von der Zentrale in Kronach aus.

Aus diesem Grund arbeiteten zeitweise mehr als vier IT-Mitarbeiter an den Migrationsprozessen, sodass die Migration von knapp 2.000 Usern in nur vier Monaten abgeschlossen werden konnte.

„Insbesondere die zeitaufwändige Koordination der Mitarbeiter nach verfügbaren Migrationsterminen sowie weitere vorbereitende Maßnahmen erwiesen sich im Projektverlauf als sehr wertvoll, da auftretende Verzögerungen und Risiken schnell erkannt und gebannt werden konnten“, lobt Tino Gelbrich, Projektverantwortlicher bei Dr. Schneider, die vorausschauende Projektplanung.

Fazit: schnell und effizient zum Ziel

Die Dr. Schneider Unternehmensgruppe konnte innerhalb kürzester Zeit erfolgreich mit Microsoft Outlook und Skype for Business arbeiten und sieht sich im Bereich Messaging und Unified Communications für die Zukunft gut gerüstet. Eine weitere Betreuung und Unterstützung durch netlogix wurde ebenfalls eingerichtet, sodass durch kurze Wege und einfache Abläufe der Aufwand bei Anfragen oder Problemen für die interne IT so gering wie möglich gehalten wird.

„Die Aufgabenstellung einer effizienten und schnellen Migration von Lotus Notes nach Microsoft Exchange Server wurde durch die umfangreiche Unterstützung von netlogix und die enge Zusammenarbeit zwischen unserer internen IT und netlogix zu unserer vollsten Zufriedenheit erfüllt.“

Tino Gelbrich IT Administration Groupware and Security, Abteilung: IT System Management

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