Drucker – Die Geißel der IT, oder doch nicht? Azure Universal Print, ich find’s geil.

Der Druck spielt also in vielen Branchen und Bereichen eine sehr wichtige Rolle, und es gibt Zeiten, in denen ein Druckauftrag sofort erledigt werden muss:

• Im Einzelhandel erwarten die Kunden, dass Quittungen schnell gedruckt werden, damit sie sich auf den Weg machen können.
• In Lagerhäusern kann ein Druckausfall die Auftragsabwicklung verlangsamen und zu Engpässen führen.
• In Büroumgebungen kann eine gewisse Latenzzeit akzeptabel sein, da die Benutzer oft zum Drucker laufen, nachdem sie von ihren Desktops aus gedruckt haben. Größere Verzögerungen können jedoch die Produktivität der Mitarbeiter beeinträchtigen.
• Wer kennt Sie nicht, die Computer, die nicht genannt werden dürfen, aber trotzdem irgendwo existieren und Drucken können müssen.

Das hybride Arbeiten beschleunigt die digitale Transformation - und auch das Drucken verlagert sich von den lokalen Standorten in die Cloud.

Dennoch gibt es nur wenige die Sich mit Druckern befassen möchten oder diese verwalten, da es immer wieder zu Phänomenen kommt, die Manuelles eingreifen erfordern. Universal Print, ein Teil von Microsoft 365, ist eine serverlose Druckinfrastruktur, die den Bedarf an lokalen Druckservern und die Installation und Aktualisierung von Druckertreibern auf Windows-Geräten überflüssig macht.

Für viele ist die Dauer, die ein Druckauftrag benötigt, um letzten Endes ein bedrucktes Papier zu erzeugen, wichtiges Thema, insbesondere dann, wenn er Teil eines kritischen Geschäftsprozesses ist. Wenn Sie immer mehr Dienste in die Cloud verlagern, warum nicht also auch das Drucken?

Schluss mit Treiberinstallationen auf Printserver, dem Warten von Druckserver, Windows Updates oder Treiberupdates die Druckergebnisse verändern und vieler weiterer lästiger Themen für die IT. Das Team von Universal Print hat hierbei ganze Arbeit geleistet, einem diesen Kopfschmerz zu nehmen.

Universal Print ist die neue Art, von Ihren Geräten aus in der Cloud zu drucken. Es ersetzt Hybrid Cloud Print und ist deutlich einfacher einzurichten und zu verwalten. Ihre Geräte müssen mit Azure AD verbunden sein (entweder domänen- oder hybridverbunden oder registriert), ein Connector wird installiert, um den Drucker zu finden, der Drucker wird der Cloud bekannt gemacht und schon kann der Druckauftrag auf der Datenautobahn davonreiten.

Es ist in den folgenden Abonnements enthalten:

1. Microsoft 365 Business Premium
2. Microsoft 365 Unternehmen F3/E3/E5
3. Windows 10 Unternehmen E3/E5
4. Microsoft 365 Bildung A3/A5
5. Windows 10 Bildung A3/A5
6. Es gibt auch eine eigenständige Lizenz, die jedoch Azure AD erfordert (aber nicht beinhaltet).

Sie müssen alle Benutzer lizenzieren, die drucken werden, sowie alle Personen, die das System einrichten und konfigurieren. Universal Print wird mit einem Druckauftragsvolumen pro Benutzer geliefert, das derzeit 5 Druckaufträge pro Monat beträgt. Diese werden jedoch gepoolt - wenn Sie also 1.000 Benutzer haben, sind es 5.000 Aufträge pro Monat. Add-on-Pakete können für weitere 500 Aufträge erworben werden. Jeder Druckauftrag zählt als Auftrag, unabhängig davon, wie viele Seiten er umfasst, und abgebrochene oder fehlgeschlagene Aufträge werden nicht gezählt. Dies ist ein wenig enttäuschend, da ich sicher bin, dass die meisten Benutzer, insbesondere im Bildungswesen, mehr als 5 Aufträge pro Monat drucken. Hier wird sicherlich in der Zukunft nachgebessert werden.

Die Idee ist, dass die Druckerhersteller in Zukunft Universal Print Ready-Drucker herstellen, die sich direkt bei Universal Print registrieren und keine Proxys oder Konnektoren benötigen.

Da wir jedoch noch keines dieser Geräte haben, müssen wir lediglich einen Konnektor auf einem Windows 10 PC oder Windows 2016/2019 Server installieren. Dieser muss sich nicht am selben physischen Standort befinden wie die Drucker, die Sie veröffentlichen möchten. Es kann sich auch um eine virtuelle Maschine in Azure handeln, solange sie über eine Netzwerkverbindung zu Ihren Legacy-Druckern verfügt (z. B. VPN).

Windows 10 + 11 PCs können Ihnen oder Ihrem Benutzer zugewiesene Drucker bereits alleine Discovern ohne dass ein Eingreifen per GPO oder ähnliches nötig ist, solange der Rechner Azure Hybrid Joined oder Registered ist. Windows Server haben es hier etwas schwerer, dort ist das ganze erst ab Windows Server 2022 in der aktuellsten Version möglich.

Großartig, dass Sie fragen. Microsoft, hat den ganzen Spaß hier einmal übersichtlich in einem Schaubild dargestellt.

Die einzelnen Schritte hierbei laufen wie folgt in vereinfachter Form ab:

1. Hans Jürgen aus der Buchhaltung druckt seinen Jahresbericht mit 736 Seiten.
   Es wird eine lokale Druckoperation am Endpoint gestartet und übertragen.
2. Hans Jürgens Druckjob HaJue-Jahresbericht-2022.pdf wird verarbeitet.
   Windows spoolt den Druckjob nachdem auf "Drucken" geklickt wurde. Desto komplexer das Druckbild, desto länger dauert dieser Vorgang.
3. HaJue-Jahresbericht-2022.pdf wird in die Cloud hochgeladen.
   Abhängig von der Bandbreite und ob der Druckjob bereits in einer Cloud-Applikation gestartet wurde, ist die Performance entsprechend deutlich höher.
4. HaJue-Jahresbericht-2022.pdf wird in der Cloud vom Azure Universal Print Service verarbeitet.
   Die Verarbeitung in der Cloud ist in der Regel sehr schnell (weniger als eine Sekunde), aber in einigen spezifischen Szenarien kann es zu kleinen Verzögerungen kommen:
   Dokumentenkonvertierung: Universal Print kann einen Auftrag in einem Format erhalten, das sich von dem Format unterscheidet, das der Drucker (oder der Connector) unterstützt. In diesem Fall ist ein zusätzlicher Schritt zur Konvertierung des Dokuments erforderlich. Zum Beispiel werden Dokumente, die von Windows 10, Version 1903 und 1909 gedruckt werden, von Universal Print im OXPS-Format empfangen. Wenn der Zieldrucker Universal Print ready ist und nur PDF unterstützt, müssen die Aufträge in PDF konvertiert werden.
   Benutzerdefinierte Workflows: Sie können eine Anwendung eines Drittanbieters in Ihre Workflows einbinden, die den Auftrag unter Umständen unterbricht, um zusätzliche Verarbeitungsschritte durchzuführen.
5. Der Drucker prüft nun auf fertige Jobs in der Cloud.
   Sobald der Auftrag im Universal Print-Dienst verarbeitet wurde, wartet er darauf, dass der Zieldrucker eincheckt und den Auftrag/die Aufträge herunterlädt. Unter dem Gesichtspunkt der Zero-Trust-Sicherheit wird die Verbindung immer von einem registrierten Drucker initiiert, niemals vom Universal Print Cloud Service, und der gesamte Datenverkehr wird mit TLS 1.2 verschlüsselt.
6. Der Drucker lädt die Aufträge herunter.
   Universal Print-fähige Drucker folgen dem IPP-Standard und führen Vorgänge aus, um den Druckauftrag zuverlässig herunterzuladen: Bestätigen des Auftrags, Abrufen der Auftragsmetadaten und schließlich Herunterladen des Dokuments. Der Universal Print Connector tut dasselbe.
7. HaJue-Jahresbericht-2022.pdf wird gedruckt.
   Die Aktualisierung des Druckauftragsstatus und des Druckerstatus (bereit, beschäftigt, Ruhezustand) erfolgt außerhalb des Druckauftragsflusses und hat keinen Einfluss auf die Drucklatenz.

Bereits jetzt als „Version 1.0“ – Azure Service, der gerade eben frisch aus der Entwicklungs und Softwareschmiede von Microsoft geborener Dienst, funktioniert Azure Universal Print bereits zuverlässig, schnell und gut genug, um lokale Druckserver abzulösen.

Auch die Umsetzung von komplexen Druckszenarien und das anbinden von Standorten ohne vollständige IT – Infrastruktur kann so einfach und strukturiert erfolgen.

Sicherlich wird der Funktionsumfang des Services mit jedem kommenden Feature-Update weiter verbessert, sodass hier eine echte Alternative zur lokalen Druckumgebung entsteht.

Sie haben noch Fragen zu dem oder wollen gerne ein Proof of Concept auf die Beine stellen? Dann wenden Sie sich gerne an unser Support-Team.