Wie Cloud-Projekte erfolgreich baden gehen

Die Gründe für die stetig wachsende Cloud-Begeisterung sind dabei mannigfaltig:

• hohe und einfache Skalierbarkeit von Technologien
• ortsunabhängiger Zugriff auf Daten
• höhere Sicherheitsstandards (insbesondere bei den Rechenzentren)
• Kosteneinsparung

Daneben kommen noch weitere ableitbare Gründe und Motivationen zusammen wie Firmen-Merges (Fusionen, Aufkäufe etc.), Entfall des EoS (End of Support)-Controllings, Reduzierung der Komplexität, Steigerung der Agilität und Effizienz, Fokus auf den eigenen Unternehmenszweck, schnelleres Go-to-Market bis hin zur Disruption des Markts. So verlockend diese Worthülsen auch klingen mögen, allesamt verstehen sie sich zuallererst als Möglichkeit, weniger als Garantie! Alles kann, nichts muss.

Anders gesagt: „Bevor Sie ins unbekannt tiefe Wasser springen, sollten Sie schwimmen können.“ Und glaube mir: Auch Cloud-Projekte können baden gehen. Lernen Sie also vorher schwimmen und planen Sie die Umsetzung ihres Cloud-Projekts hinreichend genau. Und da wir uns in der IT befinden, beziehe ich mich auf die binäre Annahme von „Schwimmer“ und „Nichtschwimmer“. Sie möchten kein Treibholz als Projekt planen, auch wenn dieses suggeriert, dass es schwimmt.

Bei der Planung eines Cloud-Projekts, egal ob groß oder klein, sollten Sie sich mit folgenden drei Absichten beschäftigen: Treiber, Ziele und Strategie. Schreiben Sie  alle Absichten und Vorhaben deines Cloud-Ansatz betreffend auf. Eine Mindmap kann ihnen helfen, all ihre Gedanken kreativ zu erfassen und zu sortieren.

• Treiber: Sind Motivationen, die ihre Projekt zu dem machen, was es sein soll.
  Treiber unterstützen ihr Projekt von Tag 1 bis zum „Go-live“. Kein geeigneter Treiber ist übrigens die Annahme, dass Sie die Cloud brauchen, weil es doch jeder macht!
• Ziele: Definieren Sie ihre Ziele SMART!
  Spezifisch: Definieren Sie ihre Ziele so konkret wie möglich.
  Messbar: Welche Messkriterien können Sie definieren, um das Erreichen der Ziele zu ermitteln?
  Attraktiv: Definieren Sie ihre Ziele ansprechend, um die Akzeptanz deiner Kollegen und Partner zu gewinnen.
  Realistisch: Hochgesteckte Ziele sind meist gut und wirken motivierend, wobei übertriebene und unerreichbare Ziele genau das Gegenteil bewirken, nämlich Demotivation.
  Terminiert: Definieren Sie ganz konkret ein Datum, bis wann Sie welches Vorhaben erreicht haben möchten.
• Strategie: In ihrer Strategie planen Sie die definierten Ziele mittels Zeitstrahlen, Personalressourcen, Meilensteinen und verknüpfen all das mit deinen Treibern. Mittels der Strategie schaffen Sie Transparenz über dein Vorhaben. Das Projekt wird für jedermann sichtbar und der Geschäftswert lässt sich klar erkennen. Gegencheck: Ist die technische Implementierung des Cloud-Projekts auf deine Geschäftsziele ausgelegt? Kann der Erfolg der Umsetzung auch nach weiteren Cloud-Projekten gemessen werden, idealerweise auch mit den gleichen Kriterien? Sind die Kriterien unabhängig von den technischen Entscheidungen?

Bereits in dieser frühen, dafür aber äußerst wichtigen Phase, entscheidet sich, ob ihr Cloud-Projekt baden gehen wird oder nicht. Bitten haben Sie aber keine Angst an dieser Stelle. Es werden sich im Laufe des Projekts noch genug Möglichkeiten ergeben, das Projekt in den Sand zu setzen.

Nachdem Sie Treiber, Ziele und die Strategie schriftlich erfasst haben, können Sie sicherlich schon einige Promoter, also Befürworter, für ihr Cloud-Projekt gewinnen. Promoter haben eine äußerst wichtige Rolle. Je mehr, desto besser. Binde daher nicht nur deine IT bzw. Administration oder den CIO ein, sondern auch die Unternehmensführung und zentrale Fachabteilungen. Die Unternehmensführung hat ein natürliches Interesse an einer effizienten IT, sofern diese dem Unternehmenszweck dient und Prozesse beschleunigt. Die Fachabteilung – oftmals sogar ganz IT-fremd – schafft genau diesen Unternehmenszweck und ist damit zentrales Element der Wertschöpfungskette. Was oder wen müssen Sie nun für einen reibungslosen Cloud-Start vorbereiten?

• das Unternehmen
• die Mitarbeiter
• die Kultur

Das Unternehmen besteht dabei oft aus einer Mischung aus Organisation und Prozessen, mit verschiedenen technischen Rahmenbedingungen. Denken Sie hier an die Informationspflicht, den Personal- und/oder Betriebsrat, fehlende oder zu aktualisierende Richtlinien (z.B. Mediennutzung und Datenschutzerklärung), Sicherungsmaßnahmen wie Zugangskontrollen und Berechtigungsstrukturen, Anbindungsoptionen und Bandbreiten, Versionierungen, bisher eingesetzte Technologien (migrierbar, obsolet, refresh) usw. Fehlt die Vorbereitung für das Unternehmen selbst, erhöht sich die Gefahr, dass dein Cloud-Projekt – sie ahnen es – baden geht.

Die Mitarbeiter spielen eine elementare, wenn nicht sogar die elementarste Rolle in Cloud-Projekten. Ich möchte ihnen dies anhand zweier „Klischee“-Aussagen erläutern, welche ihnen nicht unbekannt sein dürften. Trotz des Klischees werden Sie den Wahrheitsgehalt schnell in dein Unternehmen übertragen können.

• Klischee 1: „Menschen mögen keine Veränderung“
  Das Gute an dem Klischee ist, dass es nicht auf jeden Kollegen zutrifft. Viele Menschen mögen es sogar, sich außerhalb ihrer gewohnten Umgebung, ihres Habitats, des geschaffenen sicheren Refugiums zu bewegen. Du erkennst sie an Sätzen wie: Endlich raus aus der Komfortzone! Oder: Lassen Sie uns das ausprobieren, was soll schon schiefgehen? Kennen Sie diesen Typus? Ohne ihr Umfeld zu kennen, vermute ich, dass Sie diese Sätze vielleicht nicht jeden Tag vernehmen werden. Was wird also passieren, wenn Sie die IT mittels Operation am offenen Herzen in ein IaaS (Infrastructure as a Service)-Modell verwandeln? Ist diese Änderung für den User wahrnehmbar? Hat der User ein Verständnis für eine pilotierte Startphase mit unvorhersehbaren Latenzen? Und ganz provozierend (gestatte mir die Frage): Welche Reputation hat die IT bei ihnen? Die Antwort dürfen Sie gerne mit uns teilen oder auch nur für sich behalten.
• Klischee 2: „Der Wirkungskreis der Kaffeemaschine“
  Ich gebe zu, die Kaffeemaschine hat bei den meisten Kollegen keinen Wirkungskreis, sondern eher die Rolle des Befähigungsinstruments, insbesondere bei der allmorgendlichen Routine. Einen Wirkungskreis findest du jedoch in direkter Näher der Kaffeemaschine. Hier stellen sich Kollegen zusammen und sprechen über Alltägliches. Meist geht es dabei um Chancen, die positive Geschäftsentwicklung, die gute Zusammenarbeit zwischen alten, neuen und externen Mitarbeitern, die hervorragenden Leadership-Qualitäten des Führungskreises und dergleichen. Sie wissen, auf was ich hinaus möchte? Gut. Was würde also passieren, wenn das geplante Cloud-Projekt vom Start weg nicht so stressfrei für den Mitarbeiter funktioniert wie erwartet oder gar angekündigt? Die kollektive Ablehnung des Projekts kann – leider – bereits durch eine laute und starke Stimme beeinflusst werden. Positiv wie auch negativ. Dies ist auch der Grund, warum du Promoter brauchst, wie bereits oben erwähnt.
  Hole dir deine Mitarbeiter also frühzeitig ins Boot.

Wenn Sie Unternehmen und Mitarbeiter in Ihre Planung einbezogen bzw. berücksichtigt haben, bleibt noch die Kultur. Diese kennen Sie in Ihrem Unternehmen doch am besten. Benötigt "das Neue" einen kulturellen Wandel? Gegebenenfalls sogar ein neues Mindset? Dann müssen Ihre Absichten und Ihr bis dahin schon existierender Plan den richtigen Leuten nähergebracht werden. Die Kultur wird von den Mitarbeitern geschaffen und kann sich anhand von vorgegebenen Leitlinien organisieren. Schaffen Sie eine positive Kultur, bevor Sie versuchen, durch Innovation zu überzeugen und Ihr Vorhaben zu begründen.

Ein einfacher Satz zur Unternehmenskultur von Gründerszene gefällt mir besonders gut: Die Unternehmenskultur beschreibt die Werte, Normen und Einstellungen, welche die Entscheidungen, Handlungen und das Verhalten der Mitglieder einer Organisation prägen.

Die Entscheidung und die Handlung haben Sie schon getroffen bzw. geplant. Wie wird das Verhalten der Mitglieder Ihrer Organisation aussehen bzw. wie sieht das gewünschte Verhalten aus? Haben Sie in Ihrer Entscheidung und Vorbereitung die Werte, Normen und Einstellungen berücksichtigt? Vielleicht hilft Ihnen dazu noch ein Gedanke: Haben Sie Einigkeit über den Geschäftswert Ihrer Innovation schaffen können?

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg bei Ihrem Cloud-Projekt! Sollten Sie vorhaben, nicht baden zu gehen, sprechen Sie unser Team gerne an. Es lohnt sich.